কর্মক্ষেত্র গুছিয়ে রাখার কৌশলের জন্য জাপানিরা আবিষ্কার করেছেন ফাইভ এস পদ্ধতি। এ পদ্ধতি নিয়ে লিখেছেন এম এম মুজাহিদ উদ্দীন।

ধরুন, সকালে অফিসে ঢুকেই দেখলেন ডেস্কটা জগাখিচুড়ি। কলম খুঁজে পাচ্ছেন না, দরকারি নোট কোথায় রেখেছেন মনে নেই, চারপাশে কাগজের পাহাড়। এমন অবস্থায় কাজ শুরু করা কি সহজ? মোটেই নয়। এ সমস্যার সমাধান খুঁজতেই জাপানিরা আবিষ্কার করেছেন ‘ফাইভ এস’ পদ্ধতি। এ পদ্ধতির মূলকথা হলো, আপনার কাজের জায়গা যদি গুছানো থাকে, তাহলে কাজ করা হবে সহজ, দ্রুত ও নির্ভুল। শুধু অফিসে নয়, এ নিয়ম আপনার পড়ার টেবিল এমনকি জীবনযাপনেও বদল এনে দিতে পারে। জাপানের শিল্পবিপ্লবের সময় এ কৌশলটির উদ্ভব হয় এবং পরবর্তী সময়ে তা বিশ্বের নানা দেশে ছড়িয়ে পড়ে। পরিচ্ছন্নতা, শৃঙ্খলা ও মান বজায় রেখে কর্মপরিবেশ উন্নত করার এমন কৌশল সচেতন ব্যবস্থাপনার চাবিকাঠি হিসেবে কাজ করে।

‘ফাইভ এস’ কী?

‘ফাইভ এস’ বা (5S) হলো পাঁচটি জাপানি শব্দের আদ্যাক্ষর, যার প্রতিটি আপনাকে শেখায় কীভাবে একটা জায়গা গুছিয়ে, পরিষ্কার রেখে এবং শৃঙ্খলা বজায় রেখে কাজের গতি বাড়ানো যায়। ১৯৫০-এর দশকে জাপানের টয়োটা মোটর কোম্পানিতে উৎপাদন ব্যবস্থাপনায় দক্ষতা আনার উদ্দেশ্যে ‘টয়োটা প্রোডাকশন সিস্টেম’ চালু হয়। এ ব্যবস্থার একটি অংশ ছিল ফাইভ এস, যা পরে একটি স্বতন্ত্র ব্যবস্থাপনা কৌশল হিসেবে বিবেচিত হয়। Kaizen (নিরবিচার উন্নয়ন) নীতির অন্তর্ভুক্ত এ কৌশলটি ব্যবস্থাপনার জগৎকে নতুন দৃষ্টিভঙ্গি দেয়। পাঁচটি ধাপ—

বাছাই করুন (Seiri)

যে জিনিসগুলো প্রয়োজনীয় নয়, সেগুলোকে কর্মপরিবেশ থেকে সরিয়ে ফেলা হয়। এতে জায়গা খালি হয়, বিশৃঙ্খলা কমে এবং দরকারি জিনিসগুলো খুঁজে পেতে সহজ হয়। আমরা প্রতিদিন কত অপ্রয়োজনীয় জিনিস জমিয়ে রাখি পুরোনো ম্যাগাজিন, নষ্ট কলম, ফেলে দেওয়ার মতো ফাইল! Seiri শেখায় কীভাবে দরকারি আর অদরকারি জিনিস আলাদা করে জায়গা ফাঁকা করা যায়।

গুছিয়ে রাখুন (Seiton)

প্রয়োজনীয় জিনিস এমনভাবে রাখুন, যাতে প্রয়োজনের সময় সহজে পাওয়া যায়। যেমন ধরুন, খাতা-কলম বা প্রতিদিন পড়েন এমন কোনো বই যদি প্রতিদিন আলাদা জায়গায় রাখেন, তাহলে প্রতিবার খুঁজতে সময় যাবে। Seiton বলে, ‘প্রতিটি জিনিসের একটা নির্দিষ্ট জায়গা থাকা উচিত।’ বাসায় প্রয়োগ করুন: অফিসে যেসব ফাইল প্রয়োজন হয়, সেগুলো হাতের নাগালে রাখুন। আর যেগুলো কম প্রয়োজন, সেগুলো আলমারি বা ডেস্কে রাখতে পারেন।

পরিষ্কার করুন (Seiso)

শুধু গুছিয়ে রাখলেই হবে না, নিয়মিত পরিষ্কার করাও জরুরি। জাপানের অফিস বা কারখানায় প্রত্যেক কর্মী নিজের টেবিল, এমনকি যন্ত্রপাতি নিজে পরিষ্কার করেন। এতে পরিবেশ যেমন ভালো থাকে, তেমনি নিজের জিনিস নিয়েও সচেতনতা বাড়ে।

বাসায় প্রয়োগ করুন: প্রতিদিন ৫ মিনিট করে নিজের পড়ার টেবিল বা অফিস ডেস্ক পরিষ্কার করুন।

নিয়ম বানান (Seiketsu)

এই তিনটি ধাপ যেন একবার করে করে থেমে না যায়, সেটাই Seiketsu-র শিক্ষা। তাই তারা নিয়ম বানায় প্রতিদিন সকালে পরিষ্কার করা, সপ্তাহে একদিন রিভিউ করা, লেবেল আপডেট রাখা। বাসায় প্রয়োগ করুন: প্রতি শনিবার আলমারি বা ফ্রিজ গোছানোর ‘পরিবার দিবস’ চালু করুন।

শৃঙ্খলা বজায় রাখুন (Shitsuke)

যেকোনো অভ্যাস টিকিয়ে রাখতে লাগে শৃঙ্খলা, ধৈর্য ও নিজস্ব দায়বদ্ধতা। জাপানিরা এ ধাপকে খুব গুরুত্ব দেন। কারণ তাঁরা বিশ্বাস করেন, গুছিয়ে রাখার অভ্যাস শুধু জিনিসপত্রে নয়, জীবনেও শৃঙ্খলা আনে। ছোটদের শেখান জিনিসপত্র ব্যবহারের পর যেখানে ছিল, সেখানে রেখে দিতে।

কোথায় কোথায় ফাইভ এস কাজ করে? অফিসে: সময় বাঁচে, ভুল কমে, পরিবেশ হয় পেশাদার।

স্কুলে: শিক্ষার্থীদের মধ্যে দায়িত্ববোধ সৃষ্টি হয়।
হাসপাতালে: নিরাপদ ও পরিচ্ছন্ন চিকিৎসা পরিবেশ সৃষ্টি হয়।
ঘরে: সময়, জায়গা ও মানসিক চাপ কমে।

‘ফাইভ এস’ শুধু একটি কাজের কৌশল নয়, এটি একটি জীবনদর্শন। এটি শেখায় কীভাবে ছোট ছোট অভ্যাস আপনাকে একজন গোছানো, সময়সচেতন ও দায়িত্ববান মানুষে রূপান্তরিত করতে পারে।